Merancang Rapat Supaya Tidak Buang-buang Waktu

Merancang Rapat Supaya Tidak Buang-buang Waktu

Seminggu setelah cuti lebaran seringkali kantor dipenuhi dengan kegiatan rapat. Tapi pernahkah kita memikirkan berapa tidak sedikit waktu yang dikuras untuk rapat? Bukan hanya waktu yang berharga, tapi pun menyangkut nominal.

Berdasarkan keterangan dari riset yang dilaksanakan oleh pakar bisnis di Georgetown University laksana dikutip dari Harvard Business Review, rata-rata perusahaan mengerjakan tiga juta rapat masing-masing tahun. Kebanyakan semua eksekutif menguras 40 – 50% masa-masa bekerja mereka atau atau 23 jam per minggu, guna rapat.

Sayangnya tidak seluruh rapat menghasilkan sesuatu yang sungguh-sungguh berguna. 25% rapat dikuras untuk merundingkan hal yang tidak relevan dengan tujuan. Dan tak seluruh orang yang muncul dan duduk dalam ruangan hendak sekali mengikuti rapat. Riset yang sama mengatakan, 90% orang yang ikut rapat menyatakan sempat melamun di tengah rapat dan 73% mengerjakan pekerjaan lain ketika rapat. Anda tak asing dengan situasi ini?

Sebuah rapat sesungguhnya urgen dalam menilai tahapan perusahaan. Agar rapat menjadi suatu agenda yang produktif jajaki terapkan konsep yang dilahirkan David Kelly, dosen di Stanford University dan founder IDEO. Yaitu dengan merancang rapat sebagai suatu pengalamanan untuk siapapun yang ikut di dalamnya.

Mulai dengan memikirkan orang-orang yang terpengaruh oleh rapat itu. Siapa saja yang bakal ikut rapat? Apa yang mereka butuhkan dari rapat itu? Siapa yang tidak berada dalam ruang rapat tapi bakal ikut terpapar imbas dari hasil rapat, dan apa yang mereka butuhkan? Meski ini ialah rapat teratur mingguan, selalu kerjakan pendekatan ini. Bahkan sebisa barangkali Anda menggali tahu dengan berkata atau berkomunikasi lewat surat elektronik untuk memahami harapan dan keperluan anak buah Anda.

Pendekatan personal bakal membangun keyakinan anak buah pada Anda, menciptakan peserta rapat lebih merasa terlibat, bahkan dapat mengungkap masalah yang sekitar ini tidak kita ketahui. Perasaan berharga dalam suatu tim bakal mendorong orang guna mau berkontrbusi untuk peradaban perusahaan.

Setengah mengerjakan observasi, selanjutnya tentukan apa destinasi dan hasil yang ingin dijangkau dari rapat. Pikirkan apa yang akan dialami dan didapat oleh orang-orang? Ungkapkan apa yang hendak capai pada peserta rapat sehingga mereka bisa ikut mengawal ritme rapat supaya tetap produktif. Sebuah destinasi yang jelas akan menciptakan orang merasa rapat tersebut ada gunanya dan inginkan berpartisipasi aktif, tidak sekadar setor muka.

Selanjutnya, bikin skenario rapat. Seperti memakai Google map, sesudah menilai destinasi Anda butuh menilai rute perjalanan guna mencapat destinasi itu. Mana rute yang tercepat? Apa yang dapat membuat rute tersebut lebih menarik? Menggunakan video? Menampilkan grafik dan gambar-gambar menarik? Mungkin Anda mesti mengerjakan usaha lebih untuk menciptakan rapat tetap fun, namun percayalah, hasilnya sepadan. Karena di samping mendapatkan hasil yang diinginkan, rapat pun sangat urgen untuk membina semangat positif dalam suatu tim.

Nah, bermukim praktikkan. Agar anak buah kita tak terkaget-kaget, barangkali Anda dapat melemparkan draft kegiatan rapat untuk peserta yang bakal hadir. Perubahan alur dan pendekatan rapat bakal ikut mengolah perilaku peserta rapat. Setelah terbiasa dengan alur ini, diinginkan rapat bakal berjalan lebih cepat dan efektif, serta tak perlu terlampau sering. Dengan begitu karyawan dapat lebih produktif dalam bekerja. Selamat mencoba.

Baca Juga :

You may also like...