Uraian Prosedur

Table of Contents

Uraian Prosedur

Uraian Prosedur

Uraian Prosedur

Bagian yang membutuhkan Barang
Membuat permintaan pembelian dan dilegalisasi oleh atasan langsung
Untuk pembelian barang teknik terlebih dahulu harus diperiksa dan disetujui oleh bagian maintenance. Memberikan keterangan yang jelas terhadap barang yang akan dibeli
Mengirimkan permintaan pembelian yang telah disetujui oleh atasan langsung ke bagian pembelian.

Purchase Order
Untuk memenuhi kebutuhan barang yang dibutuhkan perusahaan, dilakukan dengan menerbitkan order pembelian (Purchase Order) melalui department pembelian.
Purchase order dibuat berdasarkan permintaan bagian yang memerlukan barang menggunakan surat permintaan pembelian (Purchase requested). Bagian yang mebutuhkan barang dapat memeberikan rekomendasikan supplier kepada bagian pembelian, namun keputusan pemilihan supplier merupakan ortorisasi bagian pembelian. Sepsifikasi barang yang diminta, disebutkan secara lengkap pada surat permintaan pembelian.

Uraian Prosedur

Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

Bagian Kredit
1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

Bagian Stock & Delivery
1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

Baca Juga :

You may also like...